Apostilla y legalización de documentos para Extranjería

Antes de nada: esto no es para la cita de huellas

Conviene separar las dos cosas, porque se confunden mucho. A la cita de toma de huellas se acude con el pasaporte, la resolución favorable, la tasa 790 012, las fotografías y el EX-17. Nadie va a pedirte allí un certificado de nacimiento apostillado.

La apostilla y la legalización son de la fase anterior: cuando presentaste —o vas a presentar— el expediente con el que se pide la autorización de residencia. Ahí sí, y ahí es donde se cae la mayoría de las solicitudes de reagrupación familiar, pareja de hecho, matrimonio o estudios.

Si tu expediente ya está concedido y solo te falta la tarjeta, esta guía no te hace falta: ve directamente a la lista de documentos de la cita de huellas.

Los dos caminos posibles

Un documento público extranjero no vale en España tal cual: hace falta que alguien certifique que la firma que lleva es auténtica. Eso se consigue por una de dos vías, y la que te toca depende únicamente del país que emitió el documento.

• Apostilla de La Haya, si el país firmó el Convenio de 1961. Es un solo trámite, se hace en el país de origen y no interviene ningún consulado español.
• Legalización consular, si no lo firmó. Son varios sellos encadenados y sí interviene el consulado de España en ese país.

No son alternativas entre las que elegir: cada país tiene la suya. Pedir una legalización consular de un documento apostillable suele acabar en que el consulado te dice que no hace falta, y al revés, presentar sin legalizar un documento de un país no firmante hace que te lo rechacen.

Si tu país está en el Convenio de La Haya

Se pide la apostilla a la autoridad competente del país que emitió el documento —según el país es el ministerio de Relaciones Exteriores, el de Justicia, un tribunal superior o la propia oficina del registro civil—. El resultado es un sello o una hoja añadida al documento, con un número de registro.

Con eso el documento ya es válido en España. No hay que pasar por el consulado español, no hay que llevarlo al Ministerio de Asuntos Exteriores en Madrid y no hay que pagar ninguna tasa española por ello.

Entre los países de origen más habituales de nuestros clientes, están en el Convenio: Colombia, Perú, Ecuador, Venezuela, Bolivia, Paraguay, Argentina, Brasil, Chile, Uruguay, México, República Dominicana, Honduras, Nicaragua, Guatemala, El Salvador, Costa Rica, Panamá, Marruecos, Ucrania, Rusia, Turquía, Filipinas, India, China y Pakistán. Los tres últimos se incorporaron hace relativamente poco, así que la información antigua que circula por internet sobre ellos ya no sirve.

La lista cambia: conviene comprobar el estado actual de tu país en la tabla oficial del Convenio, que enlazamos al final de esta guía.

Si tu país no está: legalización consular

Aquí el documento tiene que ir acumulando sellos, y el orden importa porque cada organismo solo reconoce la firma del anterior:

• El organismo que corresponda en tu país según el tipo de documento: registro civil, ministerio de Educación para los títulos, ministerio de Justicia o de Sanidad según el caso.
• El Ministerio de Asuntos Exteriores de tu país, que legaliza la firma del organismo anterior.
• El consulado o la embajada de España en ese país, que legaliza la firma del ministerio. Este paso se hace allí, no en España.
• En algunos supuestos, además, la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores en Madrid.

Entre los países no firmantes más frecuentes: Cuba, Argelia, Egipto, Senegal, Malí, Guinea, Costa de Marfil, Camerún, Irak, Líbano, Siria, Vietnam, Tailandia, Nepal y Haití.

Es un proceso lento y hay que contarlo en semanas o meses, no en días, sobre todo si estás ya en España y tienes que hacerlo a distancia con un familiar o un gestor en tu país.

Si el documento es de un país de la UE: ni una cosa ni la otra

Desde el 16 de febrero de 2019 el Reglamento (UE) 2016/1191 suprime la apostilla y la legalización entre Estados miembros para una lista de documentos públicos que incluye nacimiento, defunción, matrimonio, unión de hecho registrada, domicilio, residencia y ausencia de antecedentes penales.

Lo que hay que pedir en el registro de tu país es el formulario estándar multilingüe que se adjunta al certificado. Ese anexo hace de traducción: viene en todos los idiomas oficiales de la Unión, así que con él tampoco necesitas traducción jurada.

Pídelo expresamente. Muchos registros no lo entregan si no se lo nombras, y sin él vuelves a estar en la casilla de la traducción.

Ojo con una confusión frecuente: esto aplica a los documentos emitidos en la UE, no a tu nacionalidad. Un certificado de nacimiento colombiano sigue necesitando apostilla aunque quien lo presente sea familiar de un ciudadano de la Unión.

La traducción jurada, y en qué orden

Todo documento que no esté en castellano necesita traducción al castellano. Y no cualquier traducción: tiene que ser una traducción jurada, firmada y sellada por un traductor-intérprete jurado habilitado por el Ministerio de Asuntos Exteriores español. El listado oficial de traductores es público y lo enlazamos abajo.

El orden correcto, y el error que más veces obliga a pagar dos veces:

• Primero se obtiene el documento, reciente.
• Después se apostilla o se legaliza.
• Por último se traduce todo: el documento y también la apostilla o los sellos consulares.

Si traduces antes de apostillar, la traducción no cubre el sello que se añade luego, y la oficina puede rechazarla. También pasa al contrario: traducciones hechas en el país de origen por un traductor no habilitado en España, que no valen aunque estén perfectamente hechas.

Los consulados de España suelen poder traducir o validar traducciones, pero no todos ni para todo: pregunta antes de encargar nada.

Qué documentos piden esto normalmente

• Certificado de nacimiento: reagrupación de hijos, de padres, inscripción de menores.
• Certificado de matrimonio, o el de estado civil, en reagrupación de cónyuge y en pareja de hecho.
• Certificado de antecedentes penales del país de origen y de los países donde hayas residido los últimos cinco años.
• Títulos y expedientes académicos, para estudios, homologaciones y algunas autorizaciones de trabajo.
• Certificado de defunción, en casos de viudedad o de tutela.
• Poderes notariales, cuando alguien actúa en tu nombre desde el extranjero.

Muchas oficinas piden además que los certificados del registro civil sean recientes. El plazo que se aplica varía según la oficina y el trámite, así que lo prudente es pedirlos poco antes de presentar el expediente y no reutilizar uno de hace años.

Los errores que salen más caros

• Apostillar una fotocopia en lugar del original, o una copia simple sin compulsar.
• Traducir antes de apostillar, y quedarse con una traducción que no cubre el sello.
• Encargar la traducción a un traductor no habilitado por el Ministerio de Asuntos Exteriores español.
• Presentar un certificado emitido hace años cuando la oficina esperaba uno reciente.
• Intentar legalizar en un consulado de España que no es el que corresponde territorialmente al lugar donde se emitió el documento.
• Dar por hecho que tu país sigue fuera del Convenio de La Haya con información antigua: China, Pakistán y Marruecos, entre otros, ya están dentro.

Y cuando el expediente ya está resuelto

Cuando la resolución llega, todo esto queda atrás y empieza la parte que nos toca: conseguir la cita de toma de huellas para que te expidan la tarjeta. A esa cita ya no llevas ni apostillas ni traducciones, solo los cinco documentos de siempre.

Si no tienes claro en qué punto estás, escríbenos y te lo decimos antes de cobrarte nada.